Wie organisiert man einen Triathlon, Herr Mehlhorn?

dibdib-Netzwerkpartner Reiner Mehlhorn haben wir vor kurzem in einem Portrait vorgestellt. Neben seiner Personal-Trainer-Tätigkeit und sportlichen Karriere engagiert sich der 62-jährige im Moritzburger Triathlonverein e.V. Dort ist er Organisationschef für den Moritzburger Schlosstriathlon. Das haben wir zum Anlass genommen, um ihn zu seinem Ehrenamt zu interviewen. Lesen Sie hier, warum die Veranstaltung mittlerweile Kultstatus unter den Triathleten hat, über Pannen z.B. bei der diesjährigen Anmeldung, Doping oder wozu Haareföhnen in der Wechselzone geführt hat.

Seit wann gibt es den Moritzburger Schlosstriathlon und wie kam es überhaupt dazu?

Von 1998 bis 2000 gab es in Moritzburg den SachsenMan-Triathlon, der dann in's Erzgebirge gewechselt ist. Um diese Tradition weiterzuführen, wurde 2001 von einer Handvoll Enthusiasten der Moritzburger Triathlonverein mit dem Ziel gegründet, in Moritzburg einen Triathlon zu veranstalten. Den ersten Schloss-Triathlon Moritzburg gab es 2002 und seitdem fand er jedes Jahr statt. 2018 sind organisieren wir den 17. Schloss-Triathlon.

Wie haben sich die Teilnehmerzahlen entwickelt?

In den Grafiken 1, 2 und 3 kann man die Entwicklung der Teilnehmerzahlen sehr gut ablesen. In den letzten sechs Jahren waren wir, außer 2013 als das Elbehochwasser das Elbtal überschwemmte, immer ausgebucht. Um eine qualitativ hochwertige Veranstaltung organisieren zu können, haben wir die Teilnehmerzahl jedoch limitiert. Die Zahl schwankt, abhängig davon wie viele Staffeln und Einzelstarter sich am Samstag anmelden, immer zwischen 1680-1700.

Woher kommen die meisten Teilnehmer?

Die meisten Teilnehmer kommen aus Sachsen, Deutschland und Europa. Es sind aber auch schon Teilnehmer aus Südamerika, den USA und Neuseeland bei uns gestartet.

Was macht den Moritzburg Schlosstriathlon deiner Meinung nach aus?

Moritzburg hat mittlerweile Kultstatus unter den Triathleten. Wir organisieren einen Triathlon von Triathleten für Triathleten. Schwimmen im Schlossteich ist ausschließlich zum Schloss-Triathlon erlaubt, die familiäre Atmosphäre, kurze Wege und die Qualität der Veranstaltung haben sich unter den Triathleten herumgesprochen.

In diesem Jahr gab es viel Unmut bei der Anmeldung. Was ging schief?

Jedes Jahr am 1. Januar um 18 Uhr startet unsere Anmeldung. Die Startplätze sind heiß begehrt und unser Anmeldetool war dem Ansturm (über 1000 Klicks/Minute) am 01. Januar 2018 nicht gewachsen. Wir arbeiten mittlerweile mit Firmen zusammen, die Anmeldungen für Sportveranstaltungen professionell anbieten. Ein Fehler im Software-Algorithmus hat in diesem Jahr zu den Problemen bei der Anmeldung geführt. Der Fehler wurde behoben und wir sind sicher, die Anmeldung 2019 optimal und ohne Probleme realisieren zu können.

Seit wann bist du für die Organisation zuständig?

Ich bin 2005 in den Moritzburger Triathlonverein eingetreten und war in den ersten Jahren als Helfer auf der Radstrecke und an den Laufverpflegungspunkten eingesetzt. Ab 2007 war ich Verpflegungschef und im Sommer 2011 hab ich dann den Posten als Org.-Chef und damit die Gesamtverantwortung für die Veranstaltung übernommen.

Ist es schwer, an Sponsoren zu kommen und wie gelingt euch das?

Die Sponsorensuche ist jedes Jahr wieder eine der größten Herausforderungen für das Org.-Team. Ohne Sponsoren ist es heute nahezu unmöglich, Sportveranstaltungen zu organisieren. Unsere Sponsoren unterstützen uns zum großen Teil durch Sachsponsoring und stellen uns Material, Fahrzeuge und Technik zu Sonderkonditionen zur Verfügung. Einige unserer Sponsoren unterstützen uns mit viel Engagement seit der Vereinsgründung 2001. In die Akquirierung und Pflege der Sponsoren sind das Org.-Team und alle Vereinsmitglieder eingebunden.

Wie groß ist das gesamte Team? (Orga-Team, Helfer, etc.) Wo rekrutiert ihr die Helfer?

Die Veranstaltung wird ehrenamtlich vom Moritzburger Triathlonverein organisiert, der 68 Mitglieder (Stand April 2018) hat. Im Org.-Team arbeiten ca. 25 Vereinsmitglieder und Unterstützer (die nicht Vereinsmitglied sind) mit. Am Veranstaltungswochenende sind dann pro Tag zusätzlich ca. 300 Helfer im Einsatz. Jedes Jahr Anfang April können sich Helfer über unser Helferportal auf unserer Webseite anmelden. In Moritzburg sind mittlerweile Helfergenerationen (Großeltern, Eltern, Kinder, Enkelkinder) im Einsatz, die uns seit 18 Jahren die Treue halten. Die Helfer kommen aus dem Landkreis Meißen, der Stadt Dresden und besonders viele aus den Gemeinden rings um Moritzburg und Ebersbach. Wir gehen auch in die vielen Oberschulen und Gymnasien in der Region und finden dort unsere Helfer.

Was sind die typischen Aufgaben eines Helfers?

Unsere Helfer werden vielfältig eingesetzt:
zum Auf- und Abbau der Wechselzone, des Schwimmstarts, der Zielarena
als Streckenposten sichern sie Parkplätze und die Rad- bzw. Laufstrecke ab
an den Verpflegungspunkten Rad, Lauf und Ziel zur Versorgung der Triathtleten mit Essen und Getränken
beim Packen der Starter- und Helferbeutel
im Meldebüro

Arbeiten das Org-Team und die Helfer ehrenamtlich oder gibt es eine Aufwandspauschale?

Wir organisieren die Veranstaltung ehrenamtlich und dürfen als Verein keine Gewinne machen, müssen aber darauf achten die Veranstaltung mit einer schwarzen Null abzuschließen. Alle Vereinsmitglieder sind laut Statut aufgefordert sich ehrenamtlich in die Organisation des Veranstaltung einzubringen. Für die Helfer gibt es eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 15,-€ für den ersten Tag, 20,-€ ab dem 2. Tag, ein Helfershirt und einen Verpflegungsbeutel pro Tag.

Kannst du grob skizzieren, an was alles gedacht werden muss, wenn man einen Triathlon veranstaltet?

Die Organisation ist eine Aufgabe die sich über das ganze Jahr hinzieht. Die ersten Absprachen und Gespräche mit den Genehmigungsbehörden und Sponsoren finden im Frühjahr des Vorjahres statt. Um die Veranstaltung durchführen zu können, ist eine Genehmigung durch die Deutsche Triathlonunion, des Landratsamtes, aller betroffenen Gemeinden, der Straßenbehörden, des Staatsforstes, der Umweltämter, der Wasserbehörden, Straßen- und Verkehrsämter notwendig. Wir reden mit den Anliegern, Hotels, Gaststätten und den Medien (Print, Funk und Fernsehen). Die Zeitabläufe müssen geplant, die Webseite gepflegt und aktualisiert, Verpflegung, Material, Akustik, Moderatoren, Kampfrichter, die Zeitnahme, ... bestellt werden.

Nach welchen Kriterien werden die Strecken festgelegt?

Der Schloss-Triathlon wird auf Grundlage der Sport- und Veranstalterordnung der Deutschen Triathlonunion durchgeführt. Hier sind die Rahmenbedingungen zur Durchführung eines Triathlons definiert und auf diesen Grundlagen planen wir die Streckenführungen und Streckenlängen. Die müssen dann mit den beteiligten Gemeinden und dem Landratsamt abgestimmt werden, um genehmigt werden zu können.

Wie sieht die Verpflegung der Triathleten aus? Was wird in welchen Mengen benötigt?

Verpflegung für die Triathleten stellen wir an zwei Radverpflegungspunkten (Lang- und Halbdistanz) sowie zwei bzw. drei Laufverpflegungspunkten zur Verfügung. Angeboten werden dort Wasser, Isogetränke, Gel, Riegel, Obst und Salz. Wir benötigen
ca. 1.500 l Isogetränke
ca. 180 kg Energy-Gels
ca. 60 kg Brot
1.200 Stück Doppelbrötchen
2.000 Stück Kuchen
ca. 2.000 kg Wurst
500 kg Obst (Äpfel, Melonen, Bananen, ...)
ca. 1.500 l Mineralwasser
ca. 300 l Schorle
ca. 600 l Cola
...

Seid ihr für die Zeitnahme verantwortlich oder gebt ihr das in professionelle Hände? Wie läuft das ab?

Für die Zeitnahme arbeiten wir seit Jahren mit einer Zeitmessfirma aus Leipzig zusammen, die weltweit bei großen Sportveranstaltungen für diese Thema verantwortlich ist.

Gibt es Dopingkontrollen?

Ja, die NADA (Nationale Anti Doping Agentur Deutschland) führt auch in diesem Jahr Dopingkontrollen auf allen Distanzen durch. Wir sind für ehrlichen Sport, nicht nur im Profi- sondern auch und vor allem im Amateurbereich.

Am Tag des Triathlons sollte alles laufen. Was ist an dem Tag deine Aufgabe?

Am Veranstaltungswochenende ist mein Job eigentlich getan, ich muss aber als Ansprechpartner für kurzfristige Entscheidungen immer greifbar sein. Wir sind ein eingespieltes Team und jeder kennt seine Aufgaben.

Nächstes Jahr wieder?

Ja, der 18. Schloss-Triathlon Moritzburg findet am 15. und 16. Juni 2019 statt.

Gibt es lustige Stories rund um die Veranstaltung, die erwähnenswert sind?

Da gibt es viele kleine und große Geschichten, die in den 18 Jahren passiert sind. Zeitlimits haben wir z.B. eingeführt, nachdem sich Sportler in der Wechselzone die Haare geföhnt haben.